Как настроить автогенерацию и отправку коммерческих предложений в Bitrix24 с учетом воронки продаж

Назначение автоматизации КП в Bitrix24

Автоматическое формирование коммерческих предложений позволяет стандартизировать работу менеджеров, повысить прозрачность бизнес-процессов и ускорить отклик клиенту. Основные цели автоматизации:

• Минимизация ручного труда при создании документов
• Снижение количества ошибок в данных и форматировании
• Фиксация событий отправки КП в историю CRM
• Увеличение конверсии за счёт своевременной реакции

Подход к построению сценария

Сценарий автогенерации должен основываться на структуре воронки, типах продуктов/услуг и способах коммуникации с клиентом (email, SMS, мессенджеры). Рекомендуется привязка логики генерации КП к стадии сделки. Типовая схема:

1. Менеджер переводит сделку в стадию "Коммерческое предложение"
2. На эту стадию установлен робот, запускающий бизнес-процесс
3. Бизнес-процесс собирает данные из сделки
4. На их основе формируется PDF-документ
5. Документ прикрепляется к элементу и отправляется клиенту

Используемые инструменты Bitrix24

• Роботы и триггеры — для запуска процессов при смене стадии
• Бизнес-процессы (BP) — для логики генерации и интеграции
• Шаблоны документов — для форматирования КП
• Диск и PDF-сервисы — для хранения и конвертации
• Почтовые роботы — для отправки с шаблоном письма

Формирование шаблонов коммерческих предложений

Шаблоны документов создаются в разделе CRM > Настройки > Шаблоны документов. Используется переменная вставка (теги), например:

  
Имя клиента:
  
{{Контакт.ОТЧЕСТВО}}


  
Название компании:
  
{{Компания.НАЗВАНИЕ}}

Для включения товарных позиций из сделки применяется блок:

{{#Позиции}}

  {{Наименование}}
  {{Количество}}
  {{Цена}}

{{/Позиции}}

Настройка бизнес-процесса для генерации и отправки

Конструктор бизнес-процессов позволяет построить прямую или условную логику. Основные действия:

1. «Генерация документа» — выбрать шаблон и источник данных
2. «Создать PDF» — опциональная конвертация
3. «Сохранить в Диск» — выбрать папку, например, "КП от менеджеров"
4. «Отправить email» — с прикреплением PDF и шаблонным текстом

Пример условия в BP:

[Если] Сумма сделки > 100000
[Тогда] выбрать шаблон "КП_VIP.docx"
[Иначе] выбрать шаблон "КП_Стандарт.docx"

Механизм автоматической отправки

Автоматическая отправка возможна через:

• Робот «Отправить письмо» с вложением документа
• Webhook на сторонний сервис (через REST API)
• Интеграцию с почтовыми шлюзами через SMTP/IMAP

При отправке сохраняется письмо в ленте CRM. Контроль может осуществляться через поля состояния или теги сделки.

Типовые ошибки

• Использование неподдерживаемых тегов в шаблоне (приводит к пустым значениям)
• Неправильные права доступа к Бизнес-процессам и шаблонам
• Отсутствие конвертации Word → PDF в прилагаемом пакете
• Недостаточно проверок на наличие email у клиента
• Ошибочная привязка бизнес-процесса к другой сущности (например, Лиды вместо Сделки)

Чек-лист: контроль корректной работы

• Проверена логика запуска БП на нужной стадии
• Шаблон корректно отображает все переменные
• Документ сохраняется в правильной папке CRM-диска
• Письмо отправляется без ошибок SMTP
• Событие записывается в ленту CRM как отправка КП

FAQ: Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать разные шаблоны КП в зависимости от стадии?

Да, условная логика в бизнес-процессе или через разные роботы позволяет реализовать выбор шаблона.

Какой формат шаблона поддерживается для генерации?

Поддерживаются DOCX и HTML-документы с шаблонными тегами. Для PDF требуется модуль конвертации.

Возможна ли отправка через мессенджер вместо email?

Да, при наличии подключенного открытого канала и соответствующего робота или REST-интеграции.

Где хранятся сгенерированные коммерческие предложения?

По умолчанию в CRM-диске сделки или в папке, указанной в процессе. Также доступны через ленту сделок.

Можно ли сделать вручную запрашиваемую генерацию, а не автозапуск?

Да, через добавление пользовательской кнопки или отдельный шаблон бизнес-процесса по команде.

Итоги

Автоматизация генерации и отправки коммерческих предложений в Bitrix24 повышает проработанность клиентского пути, сокращает рутинные задачи и позволяет строго соблюдать стандарты документации. Реализация требует настройки структуры БП, продуманной схемы шаблонов и контроля состояния передачи данных. Внедрение особенно эффективно при работе с повторяющимися сделками и унификацией предложений по продуктам и услугам.

Обсудить потенциальное внедрение

Если планируется автоматизация процессов в CRM или требуется аудит текущей логики генерации КП, можно организовать предварительное обсуждение технических требований и ограничений.

• Какие сценарии предполагается автоматизировать
• Есть ли уже используемые шаблоны и процессы
• Интеграции с какими внешними сервисами необходимы